Audito ataskaitos projekto rengimą organizuoja audito grupės vadovas, kuris užtikrina, kad ataskaitos projektas būtų parengtas audito strategijoje numatytais terminais. Rengiant projektą gali dalyvauti ir kiti audito grupės nariai. Išsamiau audito grupės atsakomybė ir veiksmai rengiant audito ataskaitos projektą aprašyta Valstybinių auditų kokybės užtikrinimo vadove.
Parengus ataskaitos projektą dar kartą peržiūrima audito strategija, programos ir audito rezultatų suvestinė, siekiant įsitikinti, kad visi audito ataskaitos projekte nurodyti dalykai buvo įvertinti ir surinkti tinkami bei pakankami įrodymai.
Jeigu rengiant audito ataskaitos projektą iki jo pateikimo valstybės kontrolieriaus pavaduotojui, kuriam tiesiogiai pavaldus auditą atliekantis audito departamentas, buvo gauta naujos informacijos ar nustatyta naujų faktų, dėl kurių keitėsi audito rezultatai, auditoriaus vertinimai, išvados, rekomendacijos ar kt., šie pakeitimai turi būti dokumentuoti (patikslinti anksčiau rengti arba parengti nauji darbo dokumentai) ir atitinkamai patikslinta audito rezultatų suvestinė. Kai gauta nauja informacija iš esmės nekeičia audito rezultatų, audito grupė sprendžia:
Jeigu po audito ataskaitos projekto pateikimo VKP arba derinant jį su audituojamu subjektu buvo gauta naujos informacijos ar nustatyta naujų faktų, dėl kurių keitėsi audito rezultatai, auditoriaus vertinimai, išvados, rekomendacijos ar kt., nėra redaguojami anksčiau parengti ir patvirtinti darbo dokumentai ir audito rezultatų suvestinė. Šie pakeitimai turi būti dokumentuoti naujuose darbo dokumentuose (priklausomai nuo gautos informacijos, tai gali būti nauji darbo dokumentai ar atnaujinti dokumentai ankstesnių darbo dokumentų pagrindu) ir atitinkamai ViPSIS įkeliama nauja patikslinta audito rezultatų suvestinė. Tai dokumentuojama atskiroje ViPSIS procedūroje, kaip tai numatyta ViPSIS naudotojų vadovuose. Kai gauta nauja informacija iš esmės nekeičia audito rezultatų, audito grupė sprendžia:
Visais atvejais audito rezultatų suvestinėje turi būti nurodytos atliktų pakeitimų ar patikslinimų priežastys ir pateikiama nuoroda į dokumentą, kuriame pateikta atnaujinta informacija.
Siekiant užtikrinti, kad ataskaita būtų parengta kokybiškai ir būtų aktuali visiems jos vartotojams, ji turėtų atitikti šiuos principus:
Audito ataskaitoje (šabloną galima rasti Šablonų skiltyje) turi būti:
Pagrindiniai faktai. Šioje dalyje pateikiama skaičiais išreikšta svarbiausia informacija apie audito objektą ir audito rezultatus, į kurią auditoriai nori atkreipti ataskaitos skaitytojų dėmesį. Informacija pateikiama skaičiais išreikštais rodikliais ir trumpu paaiškinimu. Nedidelės apimties audito ataskaitose (neviršija 10 psl. be antraštinio lapo, turinio, pagrindinių faktų lapo ir priedų) pagrindinių faktų dalis gali būti nerengiama.
Santrauka – viena svarbiausių ataskaitos dalių. Ji turi sudominti skaitytojus. Informacija turi būti pateikta taip, kad skaitytojas suprastų atlikto audito esmę ir rezultatus.
Santraukos struktūra (skyriai):
Paprastai nedidelės apimties audito ataskaitose santrauka neteikiama, o audito tikslas ir apimtis pateikiami įžangoje, išvados ir rekomendacijos – audito rezultatų dalies skyriuose.
Dalyje „Audito tikslas ir apimtis“ nurodoma, kuo remiantis atliktas auditas, pvz., įstatymo reikalavimais ir pan., pateikiamas audito tikslas, audituojamas (-i) subjektas (-ai), audituojamas laikotarpis. Prireikus, pateikiami audito objektui, tikslui, apimčiai, metodams ar duomenims taikomi kokie nors apribojimai. Jų gali atsirasti dėl auditoriaus pagrįsto sprendimo nevertinti tam tikrų dalykų, susijusių su audito objektu ir (ar) tikslu, arba dėl audituojamo (-ų) subjekto (-ų) veiksmų ar veiklos, kai nėra galimybės atlikti tam tikrų procedūrų ar gauti tam tikrų duomenų. Apribojimų nurodymas sumažina numatomų vartotojų nepagrįstus lūkesčius. Taip pat nurodoma, kad audito ataskaitoje pateikiami tik audito metu atlikti ir nustatyti dalykai, o nepriklausoma nuomonė dėl metinių ataskaitų rinkinio (metinio finansinių ataskaitų rinkinio, metinių biudžeto vykdymo ataskaitų rinkinio) pareiškiama audito išvadoje. Taip pat nurodoma, kad auditas atliktas pagal TAAIS.
Dalyje „Pagrindiniai audito rezultatai“ apibendrinami svarbiausi audito rezultatai. Formuluojant pagrindinius pastebėjimus ir rengiant išvadas bei rekomendacijas, reikia matyti bendrą vaizdą ir nebūti smulkmeniškam, perteikti pagrindines audito ataskaitos mintis. Pagrindinių pastebėjimų, išvadų ir rekomendacijų patikimumas priklauso nuo audito rezultatų dalyje pateiktų įrodymų ir audito pastebėjimų.
Pagrindiniai audito rezultatai turi būti:
Audito metu įvykę pokyčiai, kuriuos tikslinga pateikti valstybinio audito ataskaitoje, pateikiami pagal poreikį santraukoje ir (ar) audito rezultatų dalyje.
Rekomendacijos formuluojamos apibendrinus ir susisteminus nustatytus iškraipymus ir neatitiktis. Rekomendacijos pagrindas – nustatyto fakto priežastis, t. y. rekomenduojame ne ištaisyti nustatytus iškraipymus ar neatitiktis, o ištaisyti ar panaikinti priežastis, dėl kurių tie iškraipymai ar neatitiktys atsirado.
Atsižvelgiant į rekomendacijų įgyvendinimu siekiamų pokyčių svarbą, jos grupuojamos į didelės, vidutinės ir mažesnės svarbos. Didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos yra pateikiamos audito ataskaitoje, o mažesnės svarbos rekomendacijos teikiamos tik rašte (oficialiame) audituojamam subjektui.
Esant poreikiui, didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos gali būti pateiktos rašte (oficialiame) audituojamam subjektui iki pateikiant jam audito ataskaitos projektą. Nepaisant to, ar šios rekomendacijos buvo įgyvendintos ar ne iki audito ataskaitos projekto pateikimo audituojamam subjektui, jos turi būti pateiktos projekte. Jeigu didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos:
Jei audito metu audituojamam subjektui ir (ar) pavaldžiai ar kontroliuojamai įstaigai buvo teiktos mažesnės svarbos rekomendacijos, šiame skirsnyje pažymima apie tai, nedetalizuojant pačių rekomendacijų. Pažymima, ar rekomendacijos buvo įgyvendintos audito metu.
Rekomendacijų priskyrimą svarbai reglamentuoja Valstybinio audito poveikio vertinimo metodika.
Rekomendacijos turi būti:
Siekiant rekomendacijų poveikio turi būti bendradarbiaujama su audituojamu subjektu. Svarbu užtikrinti, kad rekomendacijų įgyvendinimo priemonės būtų nukreiptos į iškraipymų ar neatitikčių ir jų priežasčių pašalinimą, pokytį ir jo rodiklių pasiekimą.
Įžanga. Pagrindinė įžangos paskirtis – glaustas bendros informacijos apie audituojamą sritį pateikimas (svarbi informacija, susijusi su audito objektu, subjektu). Rekomenduojama (pagal galimybę) informaciją įžangoje teikti schematiškai. Įžanga neturi būti pernelyg ilga ir išsami (rekomenduojama jos apimtis iki 2 psl.). Jeigu, auditoriaus nuomone, skaitytojui reikia išsamesnių duomenų, jie gali būti pateikti prieduose.
Audito rezultatai. Šioje dalyje nurodomi audito metu nustatyti ir neištaisyti reikšmingi iškraipymai ir neatitiktys, kurie aprašomi atsižvelgiant į jų reikšmingumo lygį – pradedant nuo reikšmingiausių.
Jeigu audito metu buvo nustatyta kiekybiškai ir (ar) kokybiškai labai reikšmingų iškraipymų ar neatitikčių, juos galima nurodyti audito ataskaitoje, net jei jie buvo ištaisyti audituojamu laikotarpiu. Jeigu audito ataskaitoje nurodomi iškraipymai ar neatitiktys, kurie buvo ištaisyti iki audito ataskaitos pateikimo, tačiau tai padaryta kitais finansiniais metais, ir nebuvo galimybės atitinkamai patikslinti finansinių ir (ar) biudžeto vykdymo ataskaitų, audito ataskaitoje reikia tai nurodyti.
Jeigu iki audito ataskaitos ir išvados rengimo yra neištaisytų nereikšmingų iškraipymų ir (ar) neatitikčių, ataskaitoje jie nenurodomi, tačiau kartu su ataskaita parengiamas raštas audituojamam subjektui, kuriame pateikiami tokie neištaisyti nereikšmingi iškraipymai ir (ar) neatitiktys. Atkreiptinas dėmesys, kad, jeigu audituojamo subjekto vadovybė ir atsakingi darbuotojai audito metu jau buvo informuoti apie tokius nustatytus iškraipymus ar neatitiktis ir nesiėmė priemonių jiems pašalinti (kai turėjo galimybę tai padaryti), toks faktas gali turėti įtakos šių iškraipymų ir neatitikčių reikšmingumo vertinimui ir atitinkamai auditoriaus sprendimui juos pateikti rašte ar audito ataskaitoje.
Pateikiant audito rezultatus, turi būti aiškus ir lengvai patikrinamas nustatyto audito tikslo, gautų audito įrodymų, audito pastebėjimų ir suformuluotų išvadų, rekomendacijų bei laukiamo audito poveikio ryšys.
Kiekviename audito rezultatų dalies skyriuje pateikiama:
Kiekvienu atveju audito grupė sprendžia, kokiu eiliškumu ir kaip pateikti informaciją. Pvz.: audito kriterijai ir jų šaltiniai gali būti pateikti kaip įžanginė skyriaus dalis arba kiekviename poskyryje.
Jei įmanoma, sugrupuojami ir ataskaitoje atskirai pateikiami pastebėjimai dėl finansinių ataskaitų ir dėl biudžeto vykdymo ataskaitų, kad skaitytojui būtų lengviau suprasti auditoriaus nuomonių modifikavimo pagrindą (kai teikiama modifikuota nuomonė).
Ataskaitos teiginys gali būti labiau įtikinamas ir suprantamas, jeigu jį patvirtina konkretus pavyzdys. Siekiant geriau suprasti vertinamą dalyką, rekomenduojama naudoti iliustracijas: lenteles, paveikslėlius, nuotraukas ir pan. Jos turi būti suprantamos skaitytojui. Pavyzdžių ir iliustracijų skaičius turi būti racionalus, rekomenduojama juos teikti tik esminiais klausimais.
Audito rezultatų dalyje, jei tinka, nurodomi audito apimties apribojimai. Detaliai jie pateikiami priede „Audito apimtis ir metodai“.
Rekomendacijų įgyvendinimo planas. Šioje audito ataskaitos dalyje pateikiamas rekomendacijų įgyvendinimo planas, kuriame turi būti pateikta:
Tais atvejais, kai dėl rekomendacijos priimtinumo ir jos vykdymo su subjektu, kuriam skiriama rekomendacija, nepasiekiama bendro sutarimo, rekomendacijų įgyvendinimo plane pateikiama subjekto nuomonė dėl rekomendacijos vykdymo.
Išsamiau apie audito rekomendacijų įgyvendinimo plane reikiamą nurodyti informaciją ir plano pildymo pavyzdžiai pateikiami Valstybinio audito poveikio vertinimo metodikoje.
Priedai. Jeigu ataskaitos tekste pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti reikia papildomos informacijos, ji gali būti pateikta prieduose. Ataskaitos priedai – įvairaus turinio dokumentai, turintys aiškų ryšį su audito rezultatų dalimi ir ją papildantys arba paaiškinantys. Priedai turi būti lengvai suprantami ataskaitos skaitytojui.
Pirmajame audito ataskaitos priede „Santrumpos ir sąvokos“ pateikiamos ataskaitoje vartojamos santrumpos ir sąvokos. Jeigu jų nėra daug (neviršija 10), jos teikiamos ne priede, o ataskaitos tekste (skliaustuose ar išnašose).
Antrajame ataskaitos priede „Audito apimtis ir metodai“ pateikiama informacija apie audito apimtį ir metodus. Šio priedo pradžioje nurodoma:
Toliau nurodoma:
Trečiajame audito ataskaitos priede „Pokyčių vertinimo rodiklių duomenys“ nurodomi pokyčių vertinimo rodiklių duomenys. Rengiant audito rekomendacijų įgyvendinimo planą, turi būti ne tik nustatyti ir su audituojamu subjektu suderinti pokyčių vertinimo rodikliai, jų siekiamos reikšmės ar pageidaujama pokyčio kryptis, bet ir turi būti sutarta, kas ir kada surinks ir pateiks pokyčių vertinimui reikalingus duomenis (tai ypač svarbu, jei pokyčių vertinimui reikalingi viešai neprieinami administraciniai duomenys, kuriais disponuoja audituojamas subjektas ar kitos viešojo sektoriaus institucijos). Išsamiau apie trečiajame priede reikiamą nurodyti informaciją – Valstybinio audito poveikio vertinimo metodikoje.
Valstybinio audito ataskaita turi būti parengta vadovaujantis Valstybės kontrolės dokumentų valdymo ir naudojimo reglamentu. Įforminimo reikalavimai, praktiniai rašymo patarimai ir pavyzdžiai nustatyti ir pateikti Finansinio audito išvadų ir ataskaitų rašymo gairėse.