Audito ataskaitos projekto rengimą organizuoja audito grupės vadovas, kuris užtikrina, kad jis būtų parengtas audito plane numatytais terminais. Rengiant projektą gali dalyvauti ir kiti audito grupės nariai. Išsamiau audito grupės atsakomybė ir veiksmai rengiant audito ataskaitos projektą aprašyti Valstybinių auditų kokybės užtikrinimo vadove.
Parengus ataskaitos projektą dar kartą peržiūrimas audito planas ir audito rezultatų suvestinė, siekiant įsitikinti, kad visi audito ataskaitos projekte nurodyti dalykai buvo įvertinti ir surinkti tinkami bei pakankami įrodymai.
Jeigu rengiant audito ataskaitos projektą arba jį derinant su audituojamu subjektu buvo gauta naujos informacijos ar nustatyta naujų faktų, dėl kurių keitėsi audito rezultatai, auditoriaus vertinimai, išvados, rekomendacijos ar kt., šie pakeitimai turi būti dokumentuoti ir atitinkamai turi būti patikslinta audito rezultatų suvestinė. Audito grupė sprendžia:
Visais atvejais audito rezultatų suvestinėje turi būti pateikiama nuoroda į dokumentą, kuriame pateikta atnaujinta informacija.
Siekiant užtikrinti, kad ataskaita būtų parengta kokybiškai ir būtų aktuali visiems jos naudotojams, ji turėtų atitikti šiuos principus:
Audito ataskaitoje turi būti:
Pagrindiniai faktai. Šioje dalyje pateikiama skaičiais išreikšta svarbiausia informacija apie audito objektą ir audito rezultatus, į kurią auditoriai nori atkreipti ataskaitos skaitytojų dėmesį. Informacija pateikiama skaičiais išreikštais rodikliais ir trumpu paaiškinimu. Nedidelės apimties audito ataskaitose (neviršija 10 psl. be antraštinio lapo, turinio, pagrindinių faktų lapo ir priedų) pagrindinių faktų dalis gali būti nerengiama.
Santrauka – viena svarbiausių ataskaitos dalių. Ji turi sudominti skaitytojus. Informacija turi būti pateikta taip, kad skaitytojas suprastų atlikto audito esmę ir rezultatus.
Santraukos struktūra (skirsniai):
Paprastai nedidelės apimties audito ataskaitose santrauka neteikiama. Tokiu atveju audito svarba, tikslas ir apimtis pateikiami įžangoje, o išvados ir rekomendacijos – audito rezultatų dalies skyriuose.
Dalyje „Audito svarba“ skaitytojas trumpai supažindinamas su audito objektu ir esama situacija, nurodant problemą (-as), kurią (-ias) reikia spręsti arba kodėl pasirinkta atlikti auditą šia tema.
Dalyje „Audito tikslas ir apimtis“ pateikiamas audito tikslas ir pagrindiniai audito klausimai, audituojamas (-i) subjektas (-ai), audituojamas laikotarpis. Prireikus pateikiami audito objektui, tikslui, apimčiai, metodams ar duomenims taikomi kokie nors apribojimai. Jų gali atsirasti dėl auditoriaus pagrįsto sprendimo nevertinti tam tikrų dalykų, susijusių su audito objektu ir (ar) tikslu, arba dėl audituojamo (-ų) subjekto (-ų) veiksmų ar veiklos, kai nėra galimybės atlikti tam tikrų procedūrų ar gauti tam tikrų duomenų. Apribojimų nurodymas sumažina numatomų naudotojų nepagrįstus lūkesčius. Šioje dalyje taip pat nurodoma, kad auditas atliktas pagal TAAIS.
Audito pastebėjimų, išvadų ir rekomendacijų formulavimas – vienas svarbiausių darbų veiklos audito procese, nes kokybiški pastebėjimai, išvados ir rekomendacijos yra pagrindas padidinti audituojamo subjekto veiklos ekonomiškumą, efektyvumą ir (ar) rezultatyvumą. Netinkamas jų formulavimas gali ne tik sumenkinti auditoriaus darbo rezultatus, bet ir sumažinti pasitikėjimą aukščiausiąja audito institucija. Formuluojant pagrindinius pastebėjimus ir rengiant išvadas bei rekomendacijas, reikia matyti bendrą vaizdą ir nebūti smulkmeniškam. Svarbu perteikti pagrindines audito ataskaitos mintis. Pagrindinių pastebėjimų, išvadų ir rekomendacijų patikimumas priklauso nuo audito rezultatų dalyje pateiktų įrodymų ir audito pastebėjimų.
Dalyje „Pagrindiniai audito rezultatai“ apibendrinami svarbiausi audito rezultatai ir pateikiamas apibendrintas vertinimas – atsakymas į audito tikslą įvardijant, ar vertinta veikla buvo ekonomiška, efektyvi ir (ar) rezultatyvi.
Pagrindiniai audito rezultatai turi būti:
Audito metu įvykę pokyčiai, kuriuos tikslinga pateikti valstybinio audito ataskaitoje, pateikiami pagal poreikį santraukoje ir (ar) audito rezultatų dalyje.
Rekomendacijos formuluojamos apibendrinus ir susisteminus nustatytas problemas. Rekomendacijos pagrindas – nustatytos problemos priežastis, t. y. dėl ko trūkumas atsirado ir kas turi būti pašalinta (ištaisyta). Siekdamas parašyti veiksmingas rekomendacijas, auditorius turi galvoti apie galimas rekomendacijas jau audito planavimo etape.
Atsižvelgiant į rekomendacijų įgyvendinimu siekiamų pokyčių svarbą audituojamai sričiai, rekomendacijos yra grupuojamos į didelės, vidutinės ir mažesnės svarbos. Didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos pateikiamos audito ataskaitoje, o mažesnės svarbos rekomendacijos teikiamos tik rašte (oficialiame) audituojamam subjektui.
Esant poreikiui, didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos gali būti pateiktos rašte (oficialiame) audituojamam subjektui iki pateikiant jam audito ataskaitos projektą. Nepaisant to, ar šios rekomendacijos buvo įgyvendintos ar ne iki audito ataskaitos projekto pateikimo audituojamam subjektui, jos turi būti pateiktos projekte. Jeigu didelės ir vidutinės svarbos rekomendacijos:
Rekomendacijų priskyrimą svarbai reglamentuoja Valstybinio audito poveikio vertinimo metodika.
Rekomendacijos turi būti:
Siekiant rekomendacijų poveikio turi būti bendradarbiaujama su audituojamu subjektu. Svarbu užtikrinti, kad rekomendacijų įgyvendinimo priemonės būtų nukreiptos į problemos ir jos priežasties pašalinimą, pokytį ir jo rodiklių pasiekimą.
Įžanga. Pagrindinė įžangos paskirtis – glaustas bendros informacijos apie audituojamą sritį pateikimas (svarbi informacija, susijusi su audito objektu, subjektu). Rekomenduojama (pagal galimybę) informaciją įžangoje teikti schematiškai. Įžanga neturi būti pernelyg ilga (rekomenduojama jos apimtis iki 2 psl.). Jeigu, auditoriaus nuomone, skaitytojui reikia išsamesnių duomenų, jie gali būti pateikti prieduose.
Audito rezultatai. Pateikiant audito rezultatus, turi būti aiškus ir lengvai patikrinamas nustatyto audito objekto, tikslo, audito klausimų ir kriterijų, gautų įrodymų, audito pastebėjimų ir suformuluotų išvadų, rekomendacijų ir laukiamo audito poveikio ryšys (žr. Analitiniai etapai, siekiant pateikti audito išvadas ir rekomendacijas pav.).
Kiekviename audito rezultatų dalies skyriuje pateikiama:
Kiekvienu atveju audito grupė sprendžia, kaip pateikti informaciją (pvz.: audito kriterijai ir jų šaltiniai gali būti pateikti kaip įžanginė skyriaus dalis arba kiekviename poskyryje).
Ataskaitos teiginys gali būti labiau įtikinamas ir suprantamas, jeigu jį patvirtina konkretus pavyzdys. Siekiant geriau suprasti vertinamą dalyką, rekomenduojama naudoti iliustracijas – lenteles, paveikslėlius, nuotraukas ir pan. Iliustracijos turi būti suprantamos ataskaitos skaitytojui. Pavyzdžių ir iliustracijų skaičius ataskaitoje turi būti racionalus, rekomenduojama juos teikti tik esminiais klausimais.
Audito rezultatų dalyje, jei tinkama, nurodomi audito apimties apribojimai.
Rekomendacijų įgyvendinimo planas. Šiame plane turi būti pateikta:
Tais atvejais, kai dėl rekomendacijos priimtinumo ir jos įgyvendinimo su subjektu, kuriam skiriama rekomendacija, nepasiekiama bendro sutarimo, rekomendacijų įgyvendinimo plano priemonės pateikimo eilutėje nurodoma subjekto nuomonė dėl rekomendacijos įgyvendinimo.
Išsamiau apie audito rekomendacijų įgyvendinimo plane reikiamą nurodyti informaciją ir plano pildymo pavyzdžiai pateikiami Valstybinio audito poveikio vertinimo metodikoje.
Priedai. Jeigu ataskaitos tekste pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti reikia papildomos informacijos, ji gali būti pateikta prieduose. Ataskaitos priedai – įvairaus turinio dokumentai, kurie turi aiškų ryšį su audito rezultatų dalimi ir ją papildo arba paaiškina. Priedai turi būti lengvai suprantami ataskaitos skaitytojui.
Pirmajame audito ataskaitos priede „Santrumpos ir sąvokos“ pateikiamos ataskaitoje vartojamos santrumpos ir sąvokos. Jeigu santrumpų ar sąvokų nėra daug (neviršija 10), jos teikiamos ne priede, o ataskaitos tekste (skliaustuose ar išnašose).
Antrajame priede „Audito kriterijai, atliktos procedūros ir taikyti metodai“ nurodoma:
Trečiajame audito ataskaitos priede „Pokyčių vertinimo rodiklių duomenys“ nurodomi pokyčių vertinimo rodiklių duomenys. Rengiant audito rekomendacijų įgyvendinimo planą, turi būti ne tik nustatyti ir su audituojamu subjektu suderinti pokyčių vertinimo rodikliai, jų siekiamos reikšmės ar pageidaujama pokyčio kryptis, bet ir turi būti sutarta, kas ir kada surinks ir pateiks pokyčių vertinimui reikalingus duomenis (tai ypač svarbu, jei vertinimui reikalingi viešai neprieinami administraciniai duomenys, kuriais disponuoja audito subjektas ar kitos viešojo sektoriaus institucijos). Išsamiau apie trečiajame priede reikiamą nurodyti informaciją – Valstybinio audito poveikio vertinimo metodikoje.
Ataskaita turi būti parengta vadovaujantis Valstybės kontrolės dokumentų valdymo ir naudojimo reglamentu. Valstybinio audito ataskaitos įforminimo reikalavimai, praktiniai rašymo patarimai ir pavyzdžiai nustatyti ir pateikti Veiklos audito ataskaitų rašymo gairėse.