Veiklos auditas

Lietuvos Respublikos valstybės kontrolės įstatyme veiklos auditas apibrėžiamas kaip valstybinio audito tipas, kai vertinama audituojamo subjekto veikla ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo požiūriu. TAAIS^[1] nurodyta, kad veiklos auditas yra nepriklausomas, objektyvus ir patikimas viešojo sektoriaus subjektų, sistemų, procesų, programų, veiklos ar organizacijų vertinimas ekonomiškumo, efektyvumo ir (ar) rezultatyvumo požiūriu; tai vertinimas, kuriuo siekiama nustatyti, ar galima pagerinti esamą situaciją. Taigi pagrindinis veiklos audito tikslas – įvertinti ir konstruktyviai skatinti ekonomišką, efektyvų ir (ar) rezultatyvų viešąjį valdymą.

Veiklos auditą galima apibūdinti kaip konstruktyvų abejojimą esama padėtimi, t. y. ar daromi teisingi dalykai ir ar jie daromi teisingu būdu. Auditoriai audituojamam subjektui pateikia rekomendacijų, padedančių tobulinti veiklą (sutaupyti lėšų arba sumažinti išlaidas, gerinti veiklos kokybę, stiprinti valdymo, administracinius ir organizacinius procesus). Veiklos auditas leidžia nustatyti subjektų veiklos problemas anksčiau, negu jos gali paveikti subjekto veiklą, taigi veiklos auditas gali būti ir prevencijos priemonė.

Veiklos auditas padeda užtikrinti didesnį atskaitingumą ir skaidrumą. Jis skatina atskaitingumą, nes padeda asmenims, atsakingiems už valdymą ir priežiūrą, gerinti veiklos rezultatus. Šio audito metu daugiausiai dėmesio skiriama sritims, kuriose šis auditas gali sukurti pridėtinės vertės gyventojams ir kuriose egzistuoja daugiausiai galimybių pagerinti esamą padėtį. Jis suteikia atsakingosioms šalims konstruktyvaus stimulo imtis atitinkamų veiksmų. Veiklos auditas skatina skaidrumą, padėdamas Lietuvos Respublikos Seimui, Vyriausybei, mokesčių mokėtojams ir žiniasklaidai geriau suprasti, kaip yra vykdoma viešojo sektoriaus veikla ir kokie yra jos rezultatai.

[1] 300-asis TAAIS „Veiklos audito principai“, 9 p.

Skaityti daugiau

Audituojamo subjekto veikla analizuojama kaip finansinių, žmogiškųjų, materialinių ir kitų išteklių visuma, skirta tam, kad per nustatytą laikotarpį būtų įgyvendintas tikslas (-ai), siekiant išspręsti visuomenėje kilusias problemas ar padėti įveikti sunkumus. Toliau pateiktas veiklos vertinimo modelis leidžia nustatyti ir tarpusavyje susieti visuomenėje egzistuojančias socialines ir (ar) ekonomines problemas, nagrinėjamos veiklos tikslus, jiems įgyvendinti panaudotus išteklius, vykusius procesus, gautus produktus (paslaugas), rezultatus ir poveikį. Veiklos auditas sudaro galimybę patikrinti visus šiuos komponentus ir jų sąveikas, dėmesį ypač skiriant ekonomiškumui, efektyvumui ir rezultatyvumui.

Veiklos vertinimo ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo požiūriais modelis

Problema – visuomenės narius veikianti situacija, kurią bandoma išspręsti valstybinių institucijų ar kitų organizacijų atliekamais veiksmais (politika, programa, priemone, projektu).

Tikslas – rezultatas, kurio tikimasi iš valstybinių institucijų ar kitų organizacijų atliekamų veiksmų.

Ištekliai – tam tikriems veiksmams panaudoti finansiniai, žmogiškieji, materialiniai ir kiti ištekliai.

Veikla – veiksmai, kuriuos atliekant ištekliai paverčiami produktais (paslaugomis).

Produktai (paslaugos) – tai, kas buvo pagaminta ar suteikta, naudojant veiksmams skirtus išteklius (pvz.: bedarbiams surengti mokymo kursai, nutiestas kelias).

Rezultatas – visuomenės narių, kuriems skirta veikla ar kuriems ji daro įtaką, patiriami pokyčiai (pvz.: mokymo kursų dalyviai gavo darbą, pagerėjo susisiekimas nutiesus kelią).

Poveikis – ilgalaikiai socialiniai ir ekonominiai padariniai, kuriuos galima pastebėti praėjus tam tikram laikui po veiksmų atlikimo ir kurie gali turėti įtakos ir tiems visuomenės nariams, kuriems veikla buvo skirta, ir tiems, kuriems ji nebuvo skirta.

Išorės veiksniai – veiksniai, kurių audituojamo subjekto vadovybė negali kontroliuoti.

Audito metu nebūtinai turi būti siekiama suformuluoti išvadas visais trimis vertinimo aspektais (ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo). Konkrečiam auditui gali būti nustatomas tikslas įvertinti audituojamo subjekto veiklą vienu ar daugiau aspektų. Pateiktas veiklos vertinimo modelis (žr. paveikslėlį) gali padėti nuspręsti, kokią audito kryptį pasirinkti, kokiu požiūriu vertinti audito metu nustatytus faktus, kokiais aspektais turėtų būti formuluojamos audito išvados.

Vis dėlto patartina veiklos ekonomiškumo, efektyvumo ar rezultatyvumo neanalizuoti visiškai atskirai nuo kitų dviejų aspektų. Pvz., ekonomiškumo nagrinėjimas bent trumpai neapžvelgiant rezultato, gali lemti pigias, bet nerezultatyvias, priemones. Ir atvirkščiai, vertindamas rezultatyvumą, auditorius turėtų apsvarstyti ekonomiškumo ir efektyvumo aspektus, nes audituojamo subjekto veikla, programa ar procesas galėjo leisti pasiekti norimą rezultatą, bet tam panaudoti ištekliai kainavo labai brangiai.

Ekonomiškumas – „mažinti sąnaudas“

Bet kokią veiklą vykdanti organizacija tai veiklai vykdyti naudoja finansinius, žmogiškuosius, materialinius ir kitus išteklius. Vertinant ekonomiškumą, siekiama išsiaiškinti, ar audituojamam subjektui pavyksta mažinti išteklių sąnaudas, užtikrinant reikiamą jų kokybę.

Susipažinus su informacija ir duomenimis apie audituojamai veiklai vykdyti panaudotus išteklius ir pastebėjus, kad panaudotų išteklių (finansinių, žmogiškųjų, materialinių ir kitų) sąnaudos galėjo būti gerokai mažesnės, veikla turi būti vertinama ekonomiškumo (angl. economy) požiūriu. Neekonomiško išteklių panaudojimo požymiai gali būti, pavyzdžiui:

• brangesnių išteklių įsigijimas, nors reikiamai produktų (paslaugų) kokybei išlaikyti ir rezultatams pasiekti galėjo pakakti pigesnių;
• per didelio išteklių kiekio įsigijimas ar panaudojimas;
• ne laiku įsigyti ištekliai;
• įsigyti ar panaudoti netinkamos kokybės ištekliai.

Atliekant ekonomiškumo vertinimą, analizuojami tik ištekliai (sąnaudos). Audito metu nagrinėjama:

• ar audituojamas subjektas įsigyja ar naudoja tinkamos rūšies ir kokybės išteklių už mažiausią kainą (pvz., ar mokymo įstaiga, iš kurios perkama mokymo paslauga, turi tinkamos kvalifikacijos dėstytojų);
• ar audituojamas subjektas įsigyja ar naudoja reikiamą išteklių kiekį ir reikiamu laiku (pvz., ar įsigyti kompiuteriai naudojami veikloje, ar laikomi sandėlyje, nes šiuo metu jų nereikia);
• ar audituojamas subjektas valdo savo išteklius stengdamasis mažinti veiklos sąnaudas;
• ar buvo galima vykdyti veiklą kitokiu būdu, sumažinant veiklos sąnaudas, kokie veiksniai trukdė to pasiekti;
• kiti aktualūs dalykai.

Vertinant veiklą ekonomiškumo požiūriu, auditoriams tenka nagrinėti audituojamo subjekto vidaus procedūras ir sprendimus, susijusius su prekių, darbų ar paslaugų viešaisiais pirkimais. Tokiu atveju įvertinama, ar viešųjų pirkimų procedūra leido pasiekti geriausią kokybės ir kainos santykį.

Efektyvumas – „kuo geriau panaudoti turimus išteklius“

Vertinant efektyvumą (angl. efficiency[1]) siekiama nustatyti, ar pasiektas geriausias panaudotų išteklių ir sukurtų produktų (paslaugų) santykis. Neefektyvios veiklos požymiai gali būti, pavyzdžiui:

• panaudojus turėtus išteklius, nebuvo sukurta numatytų (planuoto kiekio ir kokybės) produktų (paslaugų) (pvz., buvo išmokyta mažiau asmenų, nei planuota (kiekis), asmenys buvo mokomi pagal pasenusias mokymo programas (kokybė));
• su turimais ištekliais audituojamas subjektas galėjo sukurti daugiau ir geresnės kokybės produktų (paslaugų);
• audituojamas subjektas galėjo pasiekti planuotų rezultatų panaudodamas mažiau išteklių;
• produktai (paslaugos) buvo sukurti netinkamu laiku (pvz.: lėtas įgyvendinimas, terminų nesilaikymas) ir dėl to buvo sunaudota daugiau išteklių negu reikėjo;
• kita.

Audito metu analizuojant efektyvumą nagrinėjama:

• ar tuos pačius produktus (paslaugas) (kiekio, kokybės ir laiko požiūriu) buvo galima sukurti panaudojus mažiau išteklių;
• ar tuos pačius išteklius buvo galima panaudoti geresnės kokybės ir didesnės apimties produktams (paslaugoms) sukurti;
• ar audituojamo subjekto naudojami darbo metodai yra racionalūs (protingi, tinkami);
• ar buvo problemų, nereikalingo dubliavimo (funkcijų, pareigų), kurių buvo galima išvengti;
• kokie veiksniai trukdė panaudoti išteklius efektyviai;
• kiti aktualūs dalykai.

Vertinant efektyvumą auditoriui tenka nagrinėti procesus, kurių metu audituojamas subjektas išteklius paverčia produktais (paslaugomis). Pvz., gali būti apskaičiuota sukurtų produktų (paslaugų) savikaina (pvz., vidutinė vienos mokymo valandos kaina). Analizuojant efektyvumą gali būti įvertintas ir darbo efektyvumo lygis (pvz., per dieną sutvarkomų prašymų gauti paramą skaičius).

Efektyvumas yra reliatyvi sąvoka. Vienas procesas, priemonė ar programa yra ne toks efektyvus arba efektyvesnis kaip kitas. Tai reiškia, kad, siekiant pateikti nuomonę apie efektyvumą, jo rodiklius (pvz.: sukurtų produktų (paslaugų) savikainą, darbo efektyvumo lygį) reikia palyginti su nustatytais bendrais ar audituojamo subjekto priimtais standartais, pažangiausia praktika, panašių audituojamų subjektų atitinkamais dydžiais ar audituojamo subjekto ankstesnių laikotarpių dydžiais. Kai konkrečių standartų neįmanoma pritaikyti, reikia remtis turima informacija ir įrodymais bei audito metu atlikta analize.

[1] Atkreipiame dėmesį, kad kartais lietuviškuose šaltiniuose sąvokos efficiency ir effectiveness verčiamos į lietuvių kalbą skirtingai, painiojamos tarpusavyje. Šiame Vadove jos verčiamos taip, kaip paaiškintos 3000-ajame TAAIS – atitinkamai efficiency yra efektyvumas, effectiveness yra rezultatyvumas.

Rezultatyvumas – „pasiekti nustatytus tikslus“

Vertinant rezultatyvumą (angl. effectiveness) nagrinėjama, kokiu mastu buvo pasiekti tam tikros veiklos, programos tikslai. Pagrindinis dėmesys skiriamas sukurtiems produktams (paslaugoms), rezultatams ir poveikiui. Nerezultatyvios veiklos požymiai gali būti, pavyzdžiui:

• neaiškiai parengtos strategijos, programos ar planai (pvz., neadekvatus poreikių įvertinimas, neaiškūs ir nenuoseklūs tikslai, sunkiai įgyvendinami uždaviniai ar nustatytos netinkamos priemonės);
• netinkami valdymo procesai, sprendimų priėmimas ir įgyvendinimas;
• nesukurti planuoti produktai (paslaugos);
• kita.

Audito metu vertinant rezultatyvumą, analizuojama:

• kokiomis priemonėmis buvo siekiama tikslo, ar sukurti produktai (paslaugos) padėjo pasiekti nustatytus tikslus, kokie veiksniai trukdė pasiekti nustatytus tikslus;
• ar audituojamo subjekto sukurtų produktų (paslaugų) kokybė atitinka numatytus tikslus ir visuomenės narių lūkesčius;
• ar visuomenės nariai, kuriems skirta audituojamo subjekto veikla ar ši veikla daro įtakos, jaučia jos rezultatus ir poveikį (gali būti tikrinama audituojamo subjekto ar kitų atsakingų institucijų surinkta stebėsenos informacija arba surenkama informacija iš visuomenės narių);
• ar stebimas poveikis iš tikrųjų yra audituojamo subjekto veiklos, o ne išorės veiksnių pasekmė (pvz., jeigu veiklos tikslas – sumažinti nedarbo lygį, ar bedarbių skaičius sumažėjo dėl audituojamo subjekto veiksmų, ar dėl to, kad pagerėjo bendroji ekonominė situacija, kuriai audituojamas subjektas neturėjo įtakos);
• kiti aktualūs dalykai.

Vertinimo keblumų gali atsirasti dėl audituojamo subjekto suformuluotų abstrakčių tikslų, kuriuos gali būti sunku susieti su pamatuojamais rodikliais. Beje, net tada, kai tikslai apibrėžti aiškiai, reikalingų audito įrodymų surinkimas ir analizė gali pareikalauti didelių išteklių, jeigu šios informacijos negali pateikti pats audituojamas subjektas. Į tai reikia atsižvelgti planuojant auditą.

Vykdant įvairias veiklas ar programas siekiama joje numatytų rezultatų ir poveikio. Paprastai įvertinti pasiektą rezultatą lengviau negu poveikį, nes pastebėtas poveikis, kaip minėta, gali būti išorės veiksnių įtakos pasekmė. Tokiu atveju, norint vertinti poveikį, turi būti nustatoma, ar galima gauti svarbią ir patikimą informaciją ir ar ją galima panaudoti kaip audito įrodymus.

Atliekant auditą gali būti svarbu atsižvelgti ne tik į numatytą veiklos ar programos poveikį, bet ir į nenumatytą (teigiamą ar neigiamą). Nenumatytas poveikis – tai poveikis, kuris stebimas, tačiau nebuvo planuotas. Jis gali būti atskleistas, pvz., apklausiant visuomenės narius, kuriems buvo skirta veikla, ar kitas suinteresuotąsias šalis. Atkreipti dėmesį į nenumatytą poveikį gali būti svarbu, jeigu audituojamas subjektas nežino, jog šis poveikis egzistuoja, arba jeigu šie pokyčiai nenumatyti audituojamos veiklos ar programos planavimo dokumentuose.

Siekiant nustatyti audituojamo subjekto gebėjimą pasiekti tam tikrų rezultatų naudojant numatytus išteklius, yra vertinamas sąnaudų rezultatyvumas (angl. cost-effectiveness). Jis turi ir efektyvumo, ir rezultatyvumo elementų (žr. paveikslėlį). Šiuo atveju analizuojamas priemonės, projekto ar programos rezultato ir išteklių (finansinių, žmogiškųjų, materialinių ir kt.) santykis. Šio vertinimo metu, pvz., gali būti apskaičiuota gauto rezultato savikaina (pvz., sukurtos darbo vietos kaina).

Skaityti daugiau

Kiekvienas auditas apima tris tarpusavyje susijusias audito šalis:

• auditorių, kurio pareiga yra surinkti pakankamų ir tinkamų audito įrodymų audito tikslui pasiekti ir pagal tai parengti audito ataskaitą;
• atsakingąją šalį (audituojamą subjektą ir kitas institucijas) – subjektus, atsakingus už audito srities informaciją, audito srities valdymą ir (ar) rekomendacijų įgyvendinimą ir būtinų pokyčių taikymą;
• numatomus naudotojus, kurie yra asmenys ir (ar) institucijos, kuriems auditorius rengia audito ataskaitą. Numatomi naudotojai paprastai yra įstatymų leidžiamoji ir vykdomoji valdžia, visuomenė (piliečiai). Tai gali būti ir su tam tikros politikos įgyvendinimu susijusios organizacijos, suinteresuotos audito ataskaita, konkrečios srities, su kuria susijęs auditas, ekspertai, nevyriausybinės organizacijos, žiniasklaida, akademinė bendruomenė ir kt. Numatomu naudotoju gali būti ir atsakingoji šalis. Numatomus naudotojus patartina išsiaiškinti kuo ankstesniame audito etape.

Sprendimui, kas yra svarbios atsakingosios šalys ir numatomi naudotojai, turi įtakos audito objektas, klausimai, pasirinkti audito kriterijai ir kt. Audito metu svarbu įvertinti numatomų naudotojų ir atsakingųjų šalių poreikius ir interesus. Taip auditorius gali užtikrinti, kad šiems subjektams audito ataskaita bus naudinga ir suprantama, tačiau tai jokiu būdu neturėtų neigiamai paveikti auditoriaus nepriklausomumo ir objektyvaus požiūrio.

Skaityti daugiau

Veiklos audito procesą sudaro šie pagrindiniai etapai:

• auditų planavimas Valstybės kontrolės metiniam veiklos planui sudaryti: strateginis tyrimas (temų / objektų atranka);
• audito planavimas: audito inicijavimas, išankstinis tyrimas ir audito plano parengimas;
• pagrindinis tyrimas;
• audito ataskaitos / išankstinio tyrimo ataskaitos parengimas;
• veiksmai po audito.

Veiklos audito proceso etapai

Strateginis tyrimas

Už strateginio tyrimo atlikimą yra atsakingas Valstybės kontrolės Planavimo ir poveikio departamentas. Valstybiniai auditai institucijos lygmeniu planuojami ir atrenkami vadovaujantis Valstybės kontrolės metinės veiklos planavimo tvarkos aprašu.

Veiklos audito planavimas, pagrindinis tyrimas ir ataskaitos rengimas

Šie audito etapai ir reikalavimai išsamiau aprašyti Veiklos audito skiltyse: audito planavimas, pagrindinis tyrimas ir ataskaitos rengimas.

Veiksmai po audito

AAI turi tinkamai pranešti apie savo veiksmų po audito rezultatus, kad galėtų pateikti grįžtamąjį ryšį įstatymų leidžiamajai institucijai, vykdomajai valdžiai, suinteresuotosioms šalims ir visuomenei. Patikima informacija apie rekomendacijų įgyvendinimo būklę, auditų ir susijusių korekcinių veiksmų atlikimo poveikis gali padėti parodyti AAI vertę ir naudą.

Veiksmai po audito apima audito rekomendacijų įgyvendinimo stebėseną ir audito poveikio įvertinimą. Audito poveikio vertinimas pradedamas vykdant rekomendacijų priemonių įgyvendinimo stebėseną ir baigiamas patvirtinus audito rekomendacijų įgyvendinimo ir audito poveikio vertinimo ataskaitą valstybės kontrolieriaus nustatyta tvarka.

Už veiksmų po audito atlikimą atsakingas Valstybės kontrolės Planavimo ir poveikio departamentas. Rekomendacijų įgyvendinimo stebėseną ir audito poveikio vertinimą reglamentuoja Valstybinio audito rekomendacijų pateikimo ir įgyvendinimo stebėsenos tvarkos aprašas ir Valstybinio audito poveikio vertinimo metodika.

 

Skaityti daugiau