Pagrindinė vertinimo rezultatų pateikimo forma – vertinimo ataskaita, tačiau esant poreikiui vertinimo grupė gali pasirinkti ir kitą formą (pvz.: infografiką, vienlapį ar kitą naują ir patrauklią formą). Ataskaitos apimtis (be titulinio, turinio, faktų lapo ir priedų) neturėtų viršyti 25 psl.
Rekomenduojama vertinimo ataskaitos struktūra:
- Antraštinis (titulinis) lapas;
- Turinys;
- Pagrindiniai faktai (pagal poreikį);
- Santrauka (pagal poreikį);
- Įžanga;
- Vertinimo rezultatai;
- Priedai:
- Santrumpos ir sąvokos;
- Vertinimo metodai;
- Kiti priedai (pagal poreikį)
Turinys. Nurodomos ataskaitos dalys, rezultatų dalies skyriai ir poskyriai (jeigu reikia), jų pavadinimai ir puslapių numeriai. Vertinimo grupė gali priimti sprendimą neteikti turinio, jeigu rengiama kelių dalių ataskaita iki 10 psl. (pvz.: įžanga ir vertinimo rezultatai).
Pagrindiniai faktai. Pateikiama skaičiais išreikšta svarbiausia informacija apie vertintą sritį (objektą) ir vertinimo rezultatus, į kurią norima atkreipti ataskaitos skaitytojų dėmesį. Ši dalis nėra privaloma.
Santrauka. Santraukos paskirtis – pateikti svarbiausią apibendrintą informaciją apie vertinimą ir rezultatus. Rekomenduojama joje pateikti trumpą vertintos srities pristatymą (1–2 sakiniai); pagrindimą, jo atlikimo tikslą, laikotarpį ir apimtis (klausimus arba vertintus aspektus); nustatytus faktus, į kuriuos norima atkreipti dėmesį; galimas rizikas, problemas ir (ar) įžvalgas. Jeigu vertinimo ataskaitos apimtis yra mažesnė negu 10 psl. (be priedų), santrauka gali būti nerašoma. Tokiu atveju vertinimo atlikimo pagrindimas, tikslas, laikotarpis ir apimtis pateikiami ataskaitos įžangoje, o vertinimo rezultatai, galimos rizikos, nustatytos problemos ir (ar) įžvalgos – vertinimo rezultatų skyriuose.
Įžanga. Pateikiamas platesnis nagrinėtos temos apibūdinimas. Pagal poreikį galima pateikti informaciją apie pagrindines politikos sritis; finansinius (ar kitus) išteklius; sritį reglamentuojančius teisės aktus ir rodiklius; jeigu buvo atlikti valstybiniai auditai – trumpa informacija apie juos (esant poreikiui informacija apie atliktų auditų išvadas ir (ar) rekomendacijas gali būti teikiama kitose ataskaitos dalyse).
Vertinimo rezultatai. Informaciją rekomenduojama pateikti trumpais, konkrečiais sakiniais, kurie būtų paprastai ir lengvai skaitomi. Pastraipų antraštes galima formuluoti kaip vertinamuosius teiginius, atsakymus į klausimus arba kaip nagrinėtos krypties ar aspekto pavadinimus.
Priedai. Paaiškinamos santrumpos ir specifinės sąvokos, jeigu jos vartojamos ataskaitoje. Pateikiami vertinimo metodai, kurie buvo taikyti renkant ir analizuojant informaciją. Jeigu ataskaitos tekste pateiktiems faktams ar argumentams pagrįsti reikia papildomos informacijos, ataskaitoje gali būti teikiami kiti priedai. Ataskaitos tekste pateikiamos nuorodos į priedus.
Departamento vadovas peržiūri parengtą vertinimo ataskaitos projektą ViPSIS ir nukreipia jį valstybės kontrolieriaus pavaduotojui, kuriam yra tiesiogiai pavaldus audito departamentas, kad jis būtų peržiūrėtas ir vizuotas. Kai jį ViPSIS pavizuoja valstybės kontrolieriaus pavaduotojas, departamento vadovas projektą patvirtina.
Vertinimo ataskaitos projektas siunčiamas derinti raštu vertinimo subjektui (-ams), suteikiant ne trumpesnį kaip 10 darbo dienų terminą (Valstybės kontrolės įstatymo 14 str. 1 d.) pateikti dėl jo pastabas. Atsižvelgus į gautas vertinamo subjekto (-ų) pastabas, koreguotas ataskaitos projektas nukreipiamas valstybės kontrolieriaus pavaduotojui, kuriam yra tiesiogiai pavaldus audito departamentas, kad jis būtų vizuotas ViPSIS, ir po to patvirtintas departamento vadovo.
Galima vertinimo rezultatus pateikti ir ne ataskaitos forma. Pasirinkus vertinimo rezultatus pateikti ne ataskaitos, o infografiko, vienlapio ar kita forma, vertinimo grupė, suderinusi su vadovybe, nusprendžia, kokia informacija bus teikiama.
Priklausomai nuo vertinimo rezultatų, gali būti teikiami:
- faktai ir analizės rezultatai;
- problemos, galimos rizikos, iššūkiai;
- įžvalgos;
- kita svarbi informacija.
Vertinimo ataskaitai ar kitai rezultatų pateikimo formai taikomi Valstybės kontrolės vizualinio stiliaus gido reikalavimai. Rengdami vertinimo ataskaitą galite pasiremti Veiklos audito ataskaitų rašymo gairėse išdėstytomis rekomendacijomis.